Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die Software verarbeiten kann. Eine gewöhnliche PDF oder ein Foto der Rechnung reicht dafür nicht. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. Benno erstellt solche Ausgangsrechnungen.
Du willst eine Rechnung empfangen?
Inländische Unternehmen müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Für die Übermittlung kann ein E-Mail-Postfach genügen; das Prüfen, Verarbeiten und Aufbewahren organisierst du zusätzlich. Eine Übersicht bieten die FAQ des Bundesfinanzministeriums.
Benno ist ein Werkzeug zum Schreiben deiner eigenen Rechnungen. Das Einlesen fremder Rechnungen, ein E-Rechnungs-Postfach oder ein allgemeiner Belegscanner gehören nicht dazu.
Wann musst du selbst E-Rechnungen ausstellen?
Die Pflicht betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Entscheidend sind unter anderem Empfänger, Steuerbefreiung und Übergangsfrist. Für typische Fälle lässt sich das so einordnen:
| Dein Fall | Einordnung |
|---|---|
| Rechnung an Privatkunden | Keine allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht. Die sonstigen Anforderungen an Rechnungen gelten weiter. |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | Von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Der Empfang muss trotzdem möglich sein. |
| Rechnungsbetrag bis 250 € | Für Kleinbetragsrechnungen gibt es eine Ausnahme von der Pflicht. |
| Übrige inländische B2B-Umsätze | Die folgenden Übergangsfristen beachten. |
Die Übergangsfristen für die Ausstellung
- Bis Ende 2026: Für 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze kann grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. Bei einer einfachen elektronischen PDF ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
- Im Jahr 2027: Diese Möglichkeit bleibt für Aussteller mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr bestehen. Für bestimmte EDI-Verfahren gibt es ebenfalls eine Übergangsregel.
- Ab 2028: Die allgemeinen Übergangsfristen enden. Die gesetzlichen Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmer, bleiben bestehen.
Grundlagen: § 27 Absatz 38 UStG und § 34a UStDV. Weitere Sonderfälle findest du in den BMF-FAQ.
PDF, ZUGFeRD oder XRechnung?
- Einfache PDF: Du kannst sie lesen. Sie enthält aber nicht automatisch die strukturierten Daten einer E-Rechnung.
- ZUGFeRD: Lesbare PDF und eingebettete XML-Daten in einer Datei. Benno nutzt das Profil EN 16931 für seine Rechnungen.
- XRechnung: Ein strukturiertes XML-Format mit eigenen Anforderungen. Für öffentliche Auftraggeber kann Benno zusätzlich eine XRechnung-XML erstellen. Dafür fragt Benno unter anderem Leitweg-ID und erforderliche Kontaktdaten ab.
Auftrag für eine Behörde? Prüfe vorher deren Vorgaben zu Format, Übertragungsweg und gegebenenfalls Leitweg-ID. Im öffentlichen Auftragswesen gelten eigene Regeln. Die Übermittlung an das vorgegebene Rechnungsportal übernimmt der Betrieb selbst.
Die XRechnungs-Checkliste für Handwerker führt dich von den benötigten Angaben bis zur Übergabe. Für steuerfreie Umsätze gibt es ein Rechnungsbeispiel für Kleinunternehmer.
Wie gibst du eine ZUGFeRD-Rechnung weiter?
Versende die Originaldatei. Dein Kunde kann die PDF ansehen; geeignete Buchhaltungssoftware liest die eingebetteten Daten aus. Beim Ausdrucken oder als Screenshot geht dieser strukturierte Teil verloren. Stimme Übertragung und Aufbewahrung mit deinem Kunden beziehungsweise deiner Steuerkanzlei ab.
Eigene E-Rechnung mit Benno erstellen
Du hinterlegst deine Betriebsdaten und gibst Kunde, Leistung, Datum und Preise per WhatsApp an. Nach deiner Prüfung und Freigabe erhältst du die fertige ZUGFeRD-PDF. Der Ablauf am Handy mit Beispiel zeigt die einzelnen Schritte.
Stand und Quellen
Geprüft am 16.09.2026. Quellen: BMF-FAQ, Stand März 2026, § 14 UStG, § 27 UStG und § 34a UStDV. Die Übersicht behandelt typische Inlandsfälle. Deine konkrete steuerliche Einordnung klärst du mit deiner Steuerkanzlei.