Datenschutz­erklärung

Wie wir mit deinen Daten umgehen — transparent und DSGVO-konform.

1. Verantwortlicher

2. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung):

• WhatsApp-Nachrichten (Text und Sprache) zur Rechnungserstellung
• Geschäftsdaten (Firmenname, Inhabername, Adresse, Steuernummer, USt-IdNr., IBAN, BIC, Bankname) zur Rechnungsstellung
• Kundendaten (Name, Aliase, Adresse, USt-IdNr.) für die Rechnungsadressierung und Kundenerkennung
• Mitarbeiter-Telefonnummern für die Multi-Phone-Funktion (Betrieb-Tarif)
• Rechnungsdaten (Positionen, Beträge, Steuern, PDF-Dateien, ZUGFeRD-XML)
• Rechnungs-Zustellmetadaten von WhatsApp (Nachrichtenkennung, Zustellstatus, Fehlercode und Zeitpunkte) zur Zustellkontrolle und Fehlerdiagnose beim vertraglichen Rechnungsversand
• Angebots- und Kostenvoranschlagsdaten (Positionen, Beträge, Kundendaten, PDF-Dateien) zur Erstellung von Angeboten, Kostenvoranschlägen und Auftragsbestätigungen

Auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) verarbeiten wir außerdem:

• Konto-Portal-Anmeldung per WhatsApp-OTP: Ihre Telefonnummer wird verwendet, um einen Einmal-Login-Code und einen Login-Link per WhatsApp zu versenden. Dabei wird ein temporärer Datensatz mit Ihrer Telefonnummer, einem Hash des Codes und einem zufälligen Token gespeichert. Bei der ersten Anmeldung wird automatisch ein Benutzerkonto erstellt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung).

Zur Rechnungserstellung werden folgende Daten an unseren LLM-Dienstleister (Scaleway SAS, Frankreich) übermittelt: Kundennamen und Aliase aus Ihrem Kundenbuch, Ihre Branche und Stundensatz sowie der Freitext bzw. die Transkription Ihrer WhatsApp-Nachricht. Zur Einordnung Ihrer Anfrage werden zusätzlich die letzten Nachrichten des Gesprächsverlaufs (gekürzt auf je 500 Zeichen) übermittelt. Adressen aus Ihrem Kundenbuch sowie Bankdaten und Steuernummern Ihrer Kunden werden dabei nicht übermittelt. Bei Korrekturen an einem Rechnungs- oder Angebotsentwurf sowie bei Rückfragen zu einem offenen Entwurf wird jedoch die Empfängeradresse des aktuellen Entwurfs (Name, Straße, PLZ, Ort) mitgesendet, damit eine bereits korrigierte Adresse bei weiteren Änderungen erhalten bleibt bzw. Ihre Frage zum Entwurf beantwortet werden kann; auch der übermittelte Gesprächsverlauf kann diese Adresse enthalten (z. B. aus einer Rechnungsvorschau).

Ausfallsicherung (Failover): Bei Ausfall oder Zeitüberschreitung unseres primären LLM-Dienstleisters wird die Einordnung Ihrer Anfrage ersatzweise durch Mistral AI (La Plateforme, Frankreich) durchgeführt — ausschließlich für die Dauer der Störung und im identischen Datenumfang wie bei der Einordnung durch Scaleway. Adressen aus Ihrem Kundenbuch sowie Bankdaten und Steuernummern Ihrer Kunden werden auch hierbei nicht übermittelt; der mitgesendete Gesprächsverlauf kann jedoch die Empfängeradresse des aktuellen Entwurfs enthalten (z. B. aus einer Rechnungsvorschau). Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU (Frankreich); die Daten werden von Mistral AI nicht gespeichert (transiente Verarbeitung gemäß Mistral AVV).

Während der Erstregistrierung (Onboarding) werden Ihre eingegebenen Geschäftsdaten — einschließlich Adresse, Steuernummer und IBAN — zur Strukturerkennung an Scaleway SAS übermittelt. Dies ist technisch erforderlich, um Ihre Freitext-Eingaben korrekt zu interpretieren. Die Daten werden von Scaleway nicht gespeichert (transiente Verarbeitung gemäß Scaleway AVV).

Sprachnachrichten werden ausschließlich zur Transkription mit der Gemini Enterprise Agent Platform (vormals Vertex AI) von Google Cloud EMEA Ltd., Dublin, über den Endpunkt Frankfurt (europe-west3) innerhalb der EU verarbeitet. Benno speichert die Audiodatei auf seinen Servern nicht (zur Aufnahme auf Ihrem Gerät in den Apps siehe Benno-App). Google verwendet Audio und Transkript nicht zum Training von KI-Modellen und speichert sie nicht zur Missbrauchskontrolle (Abuse-Monitoring-Opt-out). Die Transkription selbst schreibt weder Audio noch Transkript in unsere technischen Logs oder Fehlerberichte.

Zur Qualitätssicherung und um unsichere Werte vor Ihrer Bestätigung kenntlich zu machen, speichern wir je Rechnungsentwurf vorübergehend das Transkript Ihrer Sprachnachricht, die daraus extrahierten Felder sowie technische Konfidenzsignale. Diese personenbezogene Nutzlast wird nach 60 Tagen automatisch gelöscht; nur anonymisierte Kennzahlen (Feldnamen und Konfidenz-Indikatoren ohne Inhalte) bleiben zur Verbesserung der Erkennungsgenauigkeit erhalten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Qualität und Sicherheit der KI-gestützten Rechnungserstellung).

Unternehmererklärung beim Upgrade: Beim Abschluss eines kostenpflichtigen Tarifs bestätigen Sie, als Unternehmer bzw. Betrieb und nicht als Verbraucher abzuschließen. Diese Bestätigung wird als Vermerk zum Vertrag gespeichert (bei unserem Zahlungsdienstleister Stripe, siehe Abschnitt 3) und dient dem Nachweis, dass sich unser Angebot ausschließlich an Unternehmer richtet. Die Erklärung ist Voraussetzung des kostenpflichtigen Vertrags — Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), wie bei den übrigen an Stripe übermittelten Vertragsdaten. Der Vermerk wird beim Zahlungsdienstleister am Abonnement gespeichert und mit dem dortigen Kundendatensatz gelöscht; eine Kündigung allein beendet die Speicherung nicht.

Kontaktformular: Bei Nutzung unseres Kontaktformulars verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen). Die Daten werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht. Eine frühere Löschung können Sie jederzeit per E-Mail an datenschutz@heybenno.de verlangen.

Client-seitige Fehlerberichte: Tritt beim Aufruf unserer Startseite ein JavaScript-Fehler auf, der das Laden der Seite verhindern würde, übermittelt der Browser einen automatischen Fehlerbericht an unseren Server. Verarbeitet werden dabei: Fehlermeldung und Stacktrace, der User-Agent Ihres Browsers sowie der besuchte Pfad (ohne Query-Parameter oder Fragment). Im Fehlerbericht selbst werden keine Cookies, keine IP-Adressen und keine Referrer-Informationen übermittelt; serverseitige Zugriffsprotokolle speichern Ihre IP-Adresse zur Abwehr von Missbrauch und werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht (Abschnitt 4, Server-Protokolle) (DSGVO Art. 5 Abs. 1 lit. e). Die Berichte selbst werden nach 30 Tagen bei unserem Auftragsverarbeiter Sentry (siehe unten) automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer fehlerfreien Bereitstellung der Website).

Werbe-Attribution (Click-to-WhatsApp-Anzeigen): Wenn Sie uns über eine Anzeige bei Meta (Facebook/Instagram) per WhatsApp kontaktieren, übermittelt Meta mit Ihrer ersten Nachricht nach dem Anzeigenklick eine Klick-Kennung (ctwa_clid) und die Kennung der angeklickten Anzeige. Wir speichern ausschließlich diese beiden Kennungen sowie den Zeitpunkt der Erfassung, um zu messen, welche unserer Anzeigen zu Registrierungen führen – die Klick-Kennung ordnet dabei Ihren konkreten Anzeigenklick Ihrer Registrierung zu (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an der Erfolgsmessung eigener Werbung). Anzeigentexte oder -bilder speichern wir nicht; es findet kein Profiling statt und die Kennungen werden nicht an Dritte weitergegeben. Auswertungen erfolgen ausschließlich als zusammengefasste Zahlen je Anzeige. Die Klick-Kennung wird nach 90 Tagen automatisch gelöscht; bei Löschung Ihres Kontos werden beide Kennungen sofort gelöscht. Kontaktieren Sie uns ohne Anzeigenklick, fallen diese Daten nicht an.

Kampagnenlinks auf der Startseite: Beim Aufruf lesen wir utm_source, utm_medium, utm_campaign und utm_content sowie das Vorhandensein von fbclid/gclid. Optional nutzen wir den Herkunfts-Host aus dem Referrer; er wird nicht immer vom Browser übermittelt. Daraus entsteht eine kurze Kanal-/Kampagnenkennung mit höchstens 32 Zeichen. Die Werte von fbclid und gclid sowie der vollständige Referrer werden nicht für die Attribution gespeichert oder an WhatsApp weitergereicht. Beim WhatsApp-Klick zählen wir die Kennung im technischen Ereignisprotokoll (30 Tage), ohne IP-Adresse, Browserkennung oder Verbindung zum Betrieb. Die Kennung steht sichtbar im Nachrichtenvorschlag. Senden Sie diesen als erste Nachricht, speichern wir sie einmalig am Betrieb. Eine bestehende Quelle wird nicht überschrieben; eine vorhandene Click-to-WhatsApp-Kennung hat Vorrang. Die Quelle bleibt bis zur Kontolöschung oder dem Zurücksetzen der Einrichtung gespeichert und ist Teil Ihrer Datenauskunft. Zweck ist Reichweitenmessung je Kanal: zusammengefasste Registrierungen, Aktivierungen und Nutzung ab Woche vier. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Erfolgsmessung eigener Werbung). Es entstehen keine personenbezogenen Klickprofile, kein Profiling, keine Werbe-Pixel, keine Drittanbieter-Skripte und keine Cookies oder localStorage-Einträge für diese Messung. Es erfolgt kein Abgleich mit Werbeplattformen. Die gesendete Nachricht unterliegt der gewöhnlichen Nachrichtenaufbewahrung (90 Tage, Abschnitt 4).

Reichweitenmessung der Startseite: Um zu erfahren, ob unsere Startseite gelesen wird, zählen wir vier Ereignisse: den Aufruf der Startseite, das Erreichen des Preisbereichs und des FAQ-Bereichs beim Scrollen sowie jeden Aufruf unserer eigenen Weiterleitung zu WhatsApp (Klick auf einen WhatsApp-Button auf einer unserer Seiten oder Scan unseres QR-Codes). Das Erreichen der beiden Bereiche meldet ein Skript unserer eigenen Website einmal pro Seitenaufruf an unseren Server. Gespeichert wird ausschließlich ein zusammengefasster Zählerstand je Tag, Ereignis und Kanal-/Kampagnenkennung (siehe Kampagnenlinks). Wir setzen dafür keine Cookies, nutzen keinen localStorage und keine Geräte- oder Besucherkennung und speichern weder Ihre IP-Adresse noch Ihren User-Agent. Den User-Agent werten wir nur im Moment der Anfrage aus, um offensichtliche Bots und Suchmaschinen nicht mitzuzählen. Die Zähl-Aufrufe (Startseite, Weiterleitung und Bereichsmeldung) werden nicht in unseren Zugriffsprotokollen aufgezeichnet. Die Zählerstände enthalten keine Besucherkennung; wir werten sie nur als Summen aus, verknüpfen sie nicht mit Ihrem Konto, geben sie nicht an Dritte weiter und gleichen sie nicht mit Werbeplattformen ab. Es gibt kein Tracking-Pixel und keine Drittanbieter-Skripte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Reichweitenmessung und Verbesserung unserer Website).

Creator-Empfehlungslinks: Bei einem Einstieg über einen Creator bleibt dessen Empfehlungscode in den durchlaufenen öffentlichen Links erhalten. Der WhatsApp-Link enthält ihn im sichtbaren Nachrichtenvorschlag. Senden Sie diesen ab, steht der Code in Ihrer ersten Nachricht. Pro Creator zählen wir nur zusammengefasste Website-Anfragen und erzeugte WhatsApp-Weiterleitungen, ohne Besucher- oder Klick-ID, IP-Adresse, Browserkennung, Cookies oder Einträge im Browserspeicher für diese Messung. Diese Zähler zeigen weder die Zahl einzelner Menschen noch, ob WhatsApp tatsächlich geöffnet wurde.

Selbst genannte Akquise-Quelle: Am Ende der Einrichtung stellen wir Ihnen einmalig die optionale Frage, wie Sie auf Benno aufmerksam geworden sind. Sie können die Frage überspringen („später“). In Ihr Betriebsprofil übernehmen wir nicht Ihre Antwort im Wortlaut, sondern ausschließlich eine von sechs vorgegebenen Kategorien (Empfehlung, Suche, Social Media, Innung/Kammer/Verband, Zeitung/Flyer/Messe, Sonstiges). Lässt sich Ihre Antwort keiner Kategorie zuordnen, wird keine Kategorie gespeichert. Ihre Chat-Nachricht selbst unterliegt — wie jede andere Nachricht — dem Nachrichtenverlauf (Abschnitt 4, 90 Tage). Zweck ist allein die zusammengefasste Auswertung, über welche Kanäle Handwerker zu uns finden – kein Profiling, keine Weitergabe (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Haben wir Ihre Registrierung bereits einem Anzeigenklick oder Kampagnenlink zugeordnet, stellen wir die Frage nicht. Die Kategorie wird bei Löschung Ihres Kontos sofort gelöscht.

Werbung per Post an Betriebe: Wir schreiben Betriebe einmalig per Post an, um Benno vorzustellen. Weil wir diese Daten nicht beim Betrieb selbst erheben, informieren wir hier nach Art. 14 DSGVO. Verarbeitet werden Firmenname, Geschäftsanschrift und gegebenenfalls der Name der Inhaberin oder des Inhabers. Die Angaben stammen aus öffentlich zugänglichen Verzeichnissen (Betriebsverzeichnis der Handwerkskammer, Google Maps). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Direktwerbung, Erwägungsgrund 47 DSGVO). Für Druck und Versand kann eine Druckerei oder ein Lettershop als Auftragsverarbeiter eingesetzt werden (Abschnitt 3). Die Adressliste löschen wir nach Abschluss der Aktion, spätestens nach 6 Monaten. Widersprechen Sie der Werbung, behalten wir nur einen Sperrvermerk (Firmenname und Anschrift), damit Sie keine weitere Post von uns erhalten. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 21 Abs. 3 DSGVO und § 7 Abs. 1 UWG (Pflicht, Ihren Widerspruch zu beachten); der Sperrvermerk bleibt gespeichert, solange wir Werbung per Post versenden. Widersprechen können Sie jederzeit formlos per E-Mail (Abschnitt 5, Widerspruch gegen Direktwerbung).

Benno-App (iOS, Android und Web)

Die Benno-App ist ein weiterer Zugang zu Benno: Ohne Anmeldung erstellen Sie darin eine Muster-Rechnung, nach der Anmeldung schreiben und sprechen Sie mit Benno wie auf WhatsApp. Für Ihre Nachrichten, Rechnungen und Kundendaten gilt alles oben Gesagte. Nachrichten, die Benno von sich aus sendet (etwa Zahlungserinnerungen), erreichen Sie auch als App-Nutzer nur über WhatsApp, soweit WhatsApp sie zustellen kann. Zusätzlich verarbeitet die App:

• Muster ohne Konto: Den Text oder die Sprachaufnahme Ihres Musters verarbeiten wir nur vorübergehend während der Anfrage, um daraus das Muster-PDF zu erstellen (KI-Auswertung bei Scaleway, Transkription bei Google Cloud, wie oben beschrieben). Weder Ihre Eingabe noch das PDF werden auf unseren Servern gespeichert; das PDF legen die Apps für iOS und Android nur auf Ihrem Gerät ab, in ihrem Zwischenspeicher, damit Sie es teilen können (ebenso Rechnungs-PDFs, die Sie in der App öffnen). Diesen Zwischenspeicher leert das Betriebssystem bei Platzbedarf; Sie können ihn auch in den Einstellungen Ihres Geräts löschen. Die Web-App übergibt das PDF an die Teilen-Funktion Ihres Browsers oder speichert es auf Ihren Wunsch in Ihrem Download-Ordner; dort bleibt es, bis Sie es löschen. Die Ablage ist für die von Ihnen angeforderte Datei unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme auf Ihre Anfrage); Angaben zu Dritten im Muster, etwa Name und Adresse eines Kunden, verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Ihr Interesse, Benno mit einem echten Beispiel auszuprobieren); Sie können statt echter Angaben auch Platzhalter verwenden. Wir zählen je Tag und Kampagnenkennung, wie viele Muster entstehen – als Summe, ohne IP-Adresse und ohne Besucherkennung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Reichweitenmessung; Löschung wie die Tageszähler der Startseite, Abschnitt 4).
• Anmeldung und Registrierung: Ihre Telefonnummer, um Ihnen einen Anmeldecode per WhatsApp zu senden. Gespeichert werden die Nummer, ein Hash des Codes, ein zufälliges Token, die Zahl der Fehlversuche und die Zeitpunkte; Gültigkeit wie bei den Login-Codes (Abschnitt 4). Codes für bestehende Konten löschen wir wie die Login-Codes; Codes für eine Registrierung bewahren wir auf, damit eine Nummer höchstens drei solche Codes am Tag erhält, und löschen sie automatisch 25 Stunden nach Ausstellung, plus bis zu 1 Stunde Bereinigungsverzögerung. Ob eine Nummer bei Benno bekannt ist, verrät die Antwort der App nicht. Gehört die Nummer noch zu keinem Konto, legt die Bestätigung des Codes Ihr Konto an. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; fordert jemand einen Code für eine fremde Nummer an, verarbeiten wir diese Nummer auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren Anmeldung). Bei der Registrierung vermerken wir am Betrieb die Plattform (iOS, Android oder Web) und, wenn Sie die App über einen Kampagnenlink erreicht haben, dessen Kanal-/Kampagnenkennung wie bei den Kampagnenlinks der Startseite (oben). Zweck ist die Reichweitenmessung je Kanal in zusammengefassten Zahlen; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Erfolgsmessung eigener Werbung). Die Plattform bleibt bis zur Kontolöschung gespeichert, die Kennung wie bei der Startseite bis zur Kontolöschung oder dem Zurücksetzen der Einrichtung; beides ist Teil Ihrer Datenauskunft. Während Sie den Code eingeben, hält die Web-App Ihre Nummer im Sitzungsspeicher des Browser-Tabs (sessionStorage); sie wird nach der Anmeldung gelöscht, spätestens beim Schließen des Tabs. Die Apps für iOS und Android halten sie nur im Arbeitsspeicher. Diese Speicherung auf Ihrem Endgerät ist für die von Ihnen angeforderte Anmeldung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
• App-Token: Nach der Anmeldung erhält die App einen zufälligen Zugangsschlüssel, damit Sie angemeldet bleiben. Wir speichern davon nur einen Hashwert, zusammen mit Ihrer Telefonnummer, der Plattform (iOS, Android oder Web) und den Zeitpunkten von Ausstellung, letzter Nutzung und Ablauf – keine IP-Adresse, keine Browser- oder Gerätekennung. In den Apps für iOS und Android liegt der Schlüssel im geschützten Speicher des Geräts (iOS-Schlüsselbund bzw. Android-Keystore). In der Web-App liegt er ausschließlich im Cookie benno_app: technisch notwendig, für Skripte nicht lesbar (HttpOnly), nur über verschlüsselte Verbindungen und nur an unsere App-Schnittstelle gesendet, kein Tracking-Cookie. Die Speicherung auf Ihrem Endgerät beruht auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, die Verarbeitung bei uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: Der Zugang läuft nach 90 Tagen ohne Nutzung ab, spätestens nach 365 Tagen; so lange gilt auch das Cookie höchstens. Abgelaufene Zugänge löschen wir automatisch. Abmelden und das Entfernen Ihrer Telefonnummer löschen sie sofort, die Löschung Ihres Kontos mit ihrer Ausführung; ist Ihre Nummer nicht mehr Inhaber-Nummer des Betriebs, löschen wir den Zugang bei seiner nächsten Verwendung.
• Nachrichten-Verlauf: Die Nachrichten zwischen Ihnen und Benno speichern wir wie bei WhatsApp im Nachrichtenverlauf (Abschnitt 4). Damit Sie Ihren Chat in der App sehen, legen wir zusätzlich eine Anzeige-Kopie an (Texte, Antwortknöpfe, Dokumente; von Sprachaufnahmen nur die Dauer). Texte und Antwortknöpfe dieser Kopie sind verschlüsselt gespeichert (Fernet); die Vorschau- und Rechnungs-PDFs darin liegen unverschlüsselt in unserer Datenbank auf unserem Server in Deutschland, wie Ihre übrigen Rechnungsdokumente auf diesem Server. Zugangsdaten (Login-Links und -Codes) sowie vollständige IBAN und Steuernummer zeigen die Texte der Anzeige-Kopie nur 15 Minuten lang; danach enthalten sie nur noch eine gekürzte Fassung, der volle Text wird mit der nächsten stündlichen Bereinigung entfernt. Die PDFs enthalten wie jede Rechnung Ihre Bankverbindung und Steuernummer und bleiben vollständig erhalten. Speicherdauer: 90 Tage, wie der Nachrichtenverlauf. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Sprachaufnahmen: auf unseren Servern nur flüchtig. Die App sendet die Aufnahme direkt an unseren Server; dort wird sie ohne Zwischenspeicherung umgewandelt und wie eine WhatsApp-Sprachnachricht transkribiert (siehe oben). In den Apps für iOS und Android liegt die Aufnahme im eigenen Speicherbereich der App, damit sie gesendet und nach einem Fehler erneut gesendet werden kann; andere Apps haben darauf keinen Zugriff. Die Web-App hält sie nur im Arbeitsspeicher des Browser-Tabs. Auf das Mikrofon greift die App erst nach Ihrer Erlaubnis zu und nur, während Sie eine Aufnahme machen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Ablage auf Ihrem Gerät ist für die von Ihnen gestartete Aufnahme unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
• Hinweis auf die KI-Dienste: Bevor die Apps für iOS und Android und die Web-App zum ersten Mal ein Diktat oder eine Nachricht senden, nennen sie die KI-Dienste (Google, Scaleway, bei einer Störung Mistral AI) und fragen einmal, ob Sie einverstanden sind. Lehnen Sie ab, senden die Apps nichts. Ihre Bestätigung speichern die Apps für iOS und Android nur auf Ihrem Gerät, im geschützten Speicher des Betriebssystems (Schlüsselbund unter iOS, Keystore unter Android), damit sie nicht jedes Mal fragen; der Eintrag enthält nur die Fassung des Hinweises. Diese Ablage ist dafür unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Web-App hält Ihre Bestätigung nur im Arbeitsspeicher des offenen Tabs und fragt nach einem Neuladen erneut; im Browser legt sie dafür nichts ab. Die Bestätigung ist keine Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Rechtsgrundlage der Verarbeitung bleibt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Missbrauchsabwehr: Um Anmeldecodes und Muster vor massenhaftem Abruf zu schützen, begrenzen wir Anfragen je IP-Adresse. Dafür verarbeitet der Server die IP-Adresse nur flüchtig im Arbeitsspeicher: der Webserver für kurzfristige Anfragegrenzen (ein Eintrag verfällt, sobald er nicht mehr gebraucht wird, spätestens beim Neustart), die App als Prüfwert mit einem Schlüssel, der bei jedem Neustart neu entsteht (ihre Zähler werden täglich zurückgesetzt). Nichts davon wird gespeichert. Wie oft eine Telefonnummer einen Anmeldecode anfordern kann (Mindestabstand und Höchstzahl je Stunde), begrenzen wir anhand der oben genannten gespeicherten Codes dieser Nummer; die App prüft das vorab zusätzlich mit einem solchen Prüfwert der Nummer im Arbeitsspeicher, der ebenfalls nicht gespeichert wird. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit und an der Begrenzung von Kosten durch Missbrauch). Außerdem speichert unser Server bei Anfragen der App die IP-Adresse und die Anfrage im Zugriffsprotokoll und, wenn er eine Anfrage abweist oder sie scheitert (etwa bei zu vielen Aufrufen, zu großen Uploads oder Zeitüberschreitung), mit der aufgerufenen Adresse samt etwaigen Kampagnenangaben im Fehlerprotokoll; beide werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Fehlersuche und Abwehr von Angriffen). Ausgenommen sind Anfragen für eine Muster-Rechnung ohne Konto: Sie landen weder im Zugriffs- noch im Fehlerprotokoll.
• Was die App nicht tut: keine Geräte-ID oder Installationskennung, keine Werbe-ID, keine Analyse- oder Tracking-Software von Drittanbietern, kein Tracking über Apps und Websites anderer Anbieter, keine Push-Benachrichtigungen. Über die technisch üblichen Angaben jeder Internet-Anfrage hinaus sendet die App ihre Plattform (iOS, Android oder Web) und ihre Versionsnummer, damit der Server passend antwortet, und beim Muster und bei der Registrierung die Kampagnenangaben des Links, über den Sie die App geöffnet haben (siehe oben); nichts davon identifiziert Ihr Gerät.
• App-Stores: Die Apps für iOS und Android laden Sie über den App Store der Apple Distribution International Ltd. (Irland) bzw. über Google Play der Google Ireland Ltd. (Irland). Für den Download und Ihr Store-Konto sind diese Anbieter eigene Verantwortliche nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen; sie verarbeiten diese Daten nicht in unserem Auftrag. Von ihnen erhalten wir keine Daten, die Sie identifizieren, außer was Sie selbst über den Store mit uns teilen (Bewertungen mit Ihrem Anzeigenamen, Absturzberichte oder Feedback). Diese lesen wir in den Konsolen der Stores, um zu antworten und Fehler zu beheben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); wir übernehmen sie nicht in eigene Systeme, sie bleiben beim Store nach dessen Fristen. Die Web-App kommt ohne Store aus.

Ihre Rechte (Abschnitt 5) gelten für die App-Daten genauso: Die Auskunft umfasst App-Verlauf und App-Zugänge; die Löschung Ihres Kontos können Sie auch direkt in der App anstoßen und dort während der 24-stündigen Wartezeit widerrufen.

3. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Hetzner Online GmbH — Server-Hosting, Deutschland
• Hetzner Online GmbH — Verschlüsselte Backups, Deutschland
• Scaleway SAS — LLM-Verarbeitung, Frankreich
• Mistral AI — LLM-Routing-Failover (nur bei Ausfall des primären LLM-Dienstleisters Scaleway), Frankreich
• Google Cloud EMEA Ltd. — Sprachtranskription mit der Gemini Enterprise Agent Platform (vormals Vertex AI), Endpunkt Frankfurt (europe-west3), Verarbeitung in der EU, Vertragspartner in Dublin. Trotz regionaler KI-Verarbeitung bleibt ein Restrisiko von Drittlandzugriffen. Die vertraglichen Schutzmaßnahmen umfassen EU-Standardvertragsklauseln (SCC).
• WhatsApp Ireland Ltd. — WhatsApp Business Platform (Cloud API, Nachrichtenzustellung), Irland. Eine etwaige Drittlandübermittlung an Meta Platforms, Inc. (USA) erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.
• Google Ireland Ltd. — Google Workspace (E-Mail-Kommunikation: Support, Datenschutzanfragen), Irland (Datentransfer auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework)
• Stripe Payments Europe Ltd. — Zahlungsabwicklung, Irland, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) (Datentransfer auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework). Übermittelt werden Ihre E-Mail-Adresse (sofern hinterlegt), eine interne Kennung zur Zuordnung sowie der Vermerk, dass Sie den Vertrag als Unternehmer abgeschlossen haben (Nachweis der Unternehmer­erklärung). Zahlungsdaten (Kreditkarte/SEPA, Rechnungsadresse) werden direkt von Stripe beim Bezahlvorgang erhoben.
• Sentry (Functional Software Inc.) — Fehlerüberwachung, Deutschland. Fehlerberichte werden vor Übermittlung automatisch von personenbezogenen Daten bereinigt (E-Mail, Telefonnummer, IP-Adresse).
• Druckerei bzw. Lettershop — gegebenenfalls Druck und Versand von Werbung per Post an Betriebe (Abschnitt 2)

Alle Auftragsverarbeiter unterliegen DSGVO-konformen Vereinbarungen (Art. 28 DSGVO). Mit Ausnahme von WhatsApp, Google Workspace und Stripe erfolgt die gesamte Datenverarbeitung innerhalb der EU/des EWR. Der Datentransfer in die USA erfolgt dort auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework. Google Cloud verarbeitet die Sprachnachrichten in Frankfurt; für einen etwaigen Drittlandzugriff gelten die vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage über die oben genannten Kontaktdaten. Die regionale Zusage zur KI-Verarbeitung umfasst nicht die gesamte WhatsApp-Übermittlungskette.

Apple und Google sind als Betreiber der App-Stores eigene Verantwortliche für den Download der Benno-App, keine Auftragsverarbeiter (Abschnitt 2, Benno-App).

4. Speicherdauer

• Bestätigte Rechnungen: 10 Jahre. Gesetzlich vorgeschrieben sind 8 Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG; § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO; § 257 Abs. 4 HGB); die freiwillige Aufbewahrung der Jahre 9 und 10 beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an lückenloser Beleg- und Betriebsprüfungssicherheit; die Festsetzungsfrist kann die Frist verlängern, § 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
• Entwurfsrechnungen: 7 Tage
• Werbung per Post an Betriebe: Adressliste bis zum Abschluss der Aktion, spätestens 6 Monate; Sperrvermerk nach Widerspruch, solange wir Werbung per Post versenden (Abschnitt 2).
• Werbewiderspruch („STOP“): Der Zeitpunkt Ihres Widerspruchs bleibt gespeichert, bis der Inhaber-Anschluss ihn mit „START“ zurücknimmt oder Ihr Konto gelöscht wird. Er ist der Nachweis dafür, dass wir Ihren Widerspruch beachten (§ 7 UWG legt die Nachweislast dem Absender auf).
• Muster-Rechnungen: 14 Tage. Wenn Sie Benno vor der Einrichtung Ihres Betriebs ausprobieren, entsteht eine Rechnung als Muster (Wasserzeichen, Platzhalter-Absender, keine Rechnungsnummer – kein steuerliches Dokument). Muster gehen nie an Ihre Kunden – Sie erhalten sie nur selbst im Chat – und werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht, inklusive der zugehörigen PDF-Datei.
• Angebote, Kostenvoranschläge und Auftragsbestätigungen: Entwürfe 7 Tage; bestätigte Dokumente bleiben als Ihre Geschäftsunterlagen gespeichert und werden, solange Ihr Konto besteht, nicht nach Fristablauf automatisch gelöscht (abrufbar im Konto-Portal; Ausnahme nach Löschung des Kunden, siehe unten). Hintergrund: bestätigte Auftragsbestätigungen sowie bestätigte Angebote und Kostenvoranschläge, die in Benno in eine bestätigte Rechnung umgewandelt wurden, sind abgesandte Geschäftsbriefe und damit mindestens 6 Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 2/3 i. V. m. Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2/3 i. V. m. Abs. 4 HGB; Fristbeginn zum Jahresende, § 147 Abs. 4 AO / § 257 Abs. 5 HGB). Die zugrunde liegende WhatsApp-Nachricht und die erfassende Telefonnummer werden – wie bei Rechnungen – nach 180 Tagen automatisch gelöscht; sie gehören nicht zum aufbewahrungspflichtigen Dokument.
  Bei Löschung einzelner Kunden (Art. 17) werden noch nicht bestätigte Angebote, Kostenvoranschläge und Auftragsbestätigungen sowie bestätigte Angebote und Kostenvoranschläge, die nicht in eine bestätigte Rechnung umgewandelt wurden, anonymisiert: Empfängerdaten, die zugrunde liegende Diktatnachricht, Notizen und das PDF entfallen. Der Vorgang selbst bleibt als Ihr Geschäftsdatensatz erhalten – einschließlich der Leistungspositionen, deren Beschreibungstexte aus Ihrem Diktat stammen und im Einzelfall Hinweise auf Empfänger oder Baustelle enthalten können; bestätigte Auftragsbestätigungen und die Angebote und Kostenvoranschläge, die in Benno in eine bestätigte Rechnung umgewandelt wurden, sind abgesandte Geschäftsbriefe und bleiben wegen der Aufbewahrungspflicht inhaltlich erhalten (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO) – wie bei Rechnungen und wie bei der Löschung Ihres gesamten Kontos; nur die Verknüpfung zum Kundenbuch und die Diktatnachricht entfallen. Ab der Löschung findet Benno diese Dokumente im Chat nicht mehr über den Kundennamen, sondern über ihre Vorgangsnummer; im Konto-Portal bleiben sie sichtbar. Nach Ablauf der 6-jährigen Aufbewahrungsfrist (ab Ende des Ausstellungsjahres) werden Empfängerdaten, Notizen und PDF automatisch gelöscht; Vorgangsnummer, Positionen und Beträge bleiben als Ihr Geschäftsdatensatz erhalten. Diese kundenbezogene Löschung ist nicht möglich, solange zu demselben Kunden noch eine bestätigte oder stornierte Rechnung besteht; seine Angebote bleiben dann unverändert. Bei Löschung Ihres gesamten Kontos werden Entwürfe sowie bestätigte Angebote und Kostenvoranschläge, die nicht in eine bestätigte Rechnung umgewandelt wurden, vollständig gelöscht. Bestätigte Auftragsbestätigungen und die Angebote und Kostenvoranschläge, die in Benno in eine bestätigte Rechnung umgewandelt wurden, sind abgesandte Geschäftsbriefe und bleiben deshalb – wie bestätigte Rechnungen – erhalten (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO): Empfängerdaten, Positionen, Notizen und PDF bleiben, die Verknüpfung zum Kundenbuch, die Diktatnachricht und die Telefonnummern im Datensatz entfallen. Nach Ablauf der 6-jährigen Aufbewahrungsfrist (ab Ende des Ausstellungsjahres) werden sie automatisch gelöscht. Nach der Löschung haben Sie keinen Zugriff mehr auf diese Unterlagen; für Ihre eigenen Aufbewahrungspflichten exportieren Sie sie bitte vorher über das Konto-Portal.
• Nach Vertragsende: 30 Tage. Endet Ihr Vertrag, stellen wir Ihnen Ihre Daten für 30 Tage zum Export bereit (Ihr Zugang bleibt dafür offen). Danach werden alle Daten automatisch gelöscht – Firmen- und Bankdaten, Kundenbuch, Entwürfe, Telefonnummern, Nutzerkonten und Gespräche, ebenso bestätigte Angebote und Kostenvoranschläge, die nicht in eine bestätigte Rechnung umgewandelt wurden. Bestätigte Rechnungen, Auftragsbestätigungen und die Angebote und Kostenvoranschläge, die in Benno in eine bestätigte Rechnung umgewandelt wurden, bleiben wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht erhalten; ihre übrigen personenbezogenen Daten werden anonymisiert (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).
• Unternehmererklärung beim Upgrade: als Vermerk am Abonnement bei Stripe. Sie wird mit dem dortigen Kundendatensatz gelöscht – das geschieht bei einer Löschanfrage (Art. 17) oder bei Löschung Ihres Kontos, nicht automatisch mit einer Kündigung. In unseren eigenen Systemen wird die Erklärung nicht gespeichert.
• Server-Protokolle (Zugriffs- und Fehlerprotokoll mit IP-Adresse): 30 Tage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, IT-Sicherheit und Missbrauchsabwehr)
• Konversationen: 90 Tage nach letzter Nachricht
• Nachrichtenverlauf: 90 Tage. Gesendete und empfangene WhatsApp-Nachrichten werden zur Verarbeitung gespeichert und nach 90 Tagen automatisch gelöscht.
• Benno-App: App-Verlauf 90 Tage (Zugangsdaten sowie vollständige IBAN und Steuernummer in den Texten nach 15 Minuten gekürzt, der volle Text mit der nächsten stündlichen Bereinigung entfernt; die PDFs darin bleiben vollständig); App-Zugang nach 90 Tagen ohne Nutzung, spätestens nach 365 Tagen; Plattform der Registrierung bis zur Löschung Ihres Kontos, Kampagnenkennung bis dahin oder bis zum Zurücksetzen der Einrichtung; Eingaben und PDF eines Musters ohne Konto werden auf unseren Servern nicht gespeichert (siehe Abschnitt 2, Benno-App).
• Technischer Empfangspuffer: Eingehende Nachrichten werden beim Empfang kurzzeitig zwischengespeichert, damit sie bei einer technischen Störung nicht verloren gehen. Dieser Puffer wird unmittelbar nach der Verarbeitung gelöscht (Sekunden); schlägt die Verarbeitung fehl, spätestens nach 7 Tagen.
• Rechnungs-Zustellmetadaten: 180 Tage. Für den Versand einer Rechnung speichern wir die von WhatsApp stammende Nachrichtenkennung, den Status (angenommen, gesendet, zugestellt, gelesen oder fehlgeschlagen), einen maschinenlesbaren Fehlercode und die zugehörigen Zeitpunkte. Die Angaben dienen ausschließlich der Zustellkontrolle und Fehlerdiagnose und werden danach automatisch gelöscht.
• Original-Sprachnachrichten: Benno speichert Audiodateien auf seinen Servern nicht (transiente Verarbeitung); in den Apps für iOS und Android liegt eine Aufnahme für den erneuten Versand im Speicherbereich der App auf Ihrem Gerät (Abschnitt 2, Benno-App). Google speichert sie nicht zur Missbrauchskontrolle (Abuse-Monitoring-Opt-out). Der transkribierte Text wird nach 180 Tagen gelöscht.
• Extraktions-Qualitätsdaten: Transkript, extrahierte Felder und Konfidenzsignale je Rechnungsentwurf werden nach 60 Tagen automatisch gelöscht; anonymisierte Kennzahlen ohne Inhalte bleiben erhalten.
• Werbe-Klick-Kennung (ctwa_clid): 90 Tage, danach automatische Löschung. Die Kennung der angeklickten Anzeige und der Erfassungszeitpunkt bleiben für zusammengefasste Auswertungen je Anzeige gespeichert; alle drei Werte werden bei Löschung Ihres Kontos sofort gelöscht (siehe Abschnitt 2, Werbe-Attribution).
• Selbst genannte Akquise-Quelle: Kategorie bleibt für zusammengefasste Auswertungen gespeichert und wird bei Löschung Ihres Kontos sofort gelöscht (siehe Abschnitt 2, Selbst genannte Akquise-Quelle).
• Kampagnenquelle der Startseite: Kennung am Betrieb bis zur Kontolöschung oder zum Zurücksetzen der Einrichtung; CTA-Ereignisse ohne Personenbezug 30 Tage. Keine gespeicherten fbclid/gclid-Werte für diese Attribution.
• Reichweitenmessung der Startseite: Es werden nur zusammengefasste Tageszähler ohne Besucherkennung gespeichert, keine IP-Adressen, Browser- oder Besucherkennungen. Die Tageszähler werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht (siehe Abschnitt 2, Reichweitenmessung der Startseite).
• Verschlüsselte Backups: Können gelöschte Daten enthalten, da Backups die 10-jährige Aufbewahrung bestätigter Rechnungen abdecken (gesetzliche Mindestpflicht 8 Jahre, freiwillig 10 Jahre) und bis zu 11 Jahre aufbewahrt werden (tägliche Sicherungen 30 Tage, wöchentliche 1 Jahr, monatliche 11 Jahre). Eine gezielte Löschung einzelner Datensätze aus verschlüsselten Backups ist technisch nicht möglich (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Diese Frist ist organisatorisch abgesichert, nicht automatisch erzwungen: die Backups laufen im Append-only-Betrieb, das Ablaufdatum wird zunächst nur vermerkt; endgültig freigegeben werden abgelaufene Sicherungen erst beim Wartungslauf, der einen gesonderten Schlüssel erfordert. Bis dahin können einzelne Archive länger vorliegen.
• Login-Codes (OTP): 5 Minuten Gültigkeit; Upgrade-Links: 10 Minuten Gültigkeit. Automatische Löschung 1 Stunde nach Ablauf, plus bis zu 1 Stunde Bereinigungsverzögerung; Codes für eine Registrierung in der Benno-App 25 Stunden nach Ausstellung, plus bis zu 1 Stunde Bereinigungsverzögerung (Abschnitt 2, Benno-App). Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden zur Missbrauchserkennung gezählt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit).
• Unvollständige Registrierungen: 30 Tage
• Admin-/Konto-Sitzungen: Max. 24 Stunden plus bis zu 1 Stunde Bereinigungsverzögerung. IP-Adresse und Browser-Kennung werden zur Missbrauchserkennung gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit). Löschung erfolgt bei Abmeldung, Sitzungsablauf oder Art. 17-Löschung des Betriebs.

Hinweis zu bestätigten Rechnungen: Bei einer Löschanfrage (Art. 17 DSGVO) werden bestätigte Rechnungen gemäß Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO nicht gelöscht, da sie der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 8 Jahren nach § 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO und § 257 Abs. 4 HGB unterliegen (Benno bewahrt sie freiwillig 10 Jahre auf). Ebenso bleiben bei der Löschung Ihres gesamten Kontos bestätigte Auftragsbestätigungen sowie bestätigte Angebote und Kostenvoranschläge, die in Benno in eine bestätigte Rechnung umgewandelt wurden, als abgesandte Geschäftsbriefe erhalten (6 Jahre, § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB). Alle anderen personenbezogenen Daten (Geschäftsprofil, Kundendaten, Mitarbeiter-Zugänge, Konversationen, Entwürfe von Rechnungen und Angeboten sowie die übrigen bestätigten Angebote und Kostenvoranschläge) werden vollständig gelöscht bzw. anonymisiert. Löschen Sie dagegen nur einzelne Kunden aus Ihrem Kundenbuch, bleiben diese Auftragsbestätigungen, Angebote und Kostenvoranschläge ebenso wegen ihrer Aufbewahrungspflicht inhaltlich erhalten – die Einzelheiten stehen in Abschnitt 4 unter „Angebote, Kostenvoranschläge und Auftragsbestätigungen“. Beim Zahlungsdienstleister löschen wir den Kundendatensatz samt Abonnements — und damit auch die dort vermerkte Unternehmererklärung (siehe Abschnitt 4). Zahlungsbelege, die Stripe eigenen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterwirft, bleiben davon unberührt (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).

5. Ihre Rechte (Art. 15–21 DSGVO)

• Auskunft (Art. 15): Schreiben Sie „meine daten“ an Benno auf WhatsApp für eine Übersicht Ihrer gespeicherten Firmendaten. Eine vollständige Auskunft über alle zu Ihnen gespeicherten Daten erhalten Sie per E-Mail an datenschutz@heybenno.de
• Löschung (Art. 17): Schreiben Sie „lösche meine daten“ an Benno auf WhatsApp, oder kontaktieren Sie uns per E-Mail an datenschutz@heybenno.de
• Datenübertragbarkeit (Art. 20): Im Konto-Portal unter Einstellungen laden Sie mit „Alle Daten herunterladen“ ein ZIP mit allen bestätigten Rechnungen und Angeboten als PDF sowie dem DATEV-Export herunter
• Widerspruch (Art. 21): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zu widersprechen, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) erfolgt – etwa der Werbe-Attribution nach Anzeigenklick (Abschnitt 2). Per E-Mail an datenschutz@heybenno.de
• Widerspruch gegen Direktwerbung (Art. 21 Abs. 2): Schreiben Sie Benno per WhatsApp „STOP“, wenn gerade kein Vorgang läuft (während einer Storno- oder Löschabfrage bricht dasselbe Wort diesen Vorgang ab). Formlos geht es jederzeit auch per E-Mail an datenschutz@heybenno.de. Danach schreiben wir Sie nicht mehr von uns aus an — keine Empfehlungs-Nachrichten, keine Produkt-Tipps, keine Upgrade-Hinweise. Erklärungen zu einem von Ihnen ausgelösten Vorgang bleiben davon unberührt – etwa ein Hinweis direkt zur gerade erstellten Rechnung, oder nach einem Upgrade die Information, dass der Benno-Vermerk auf Ihren Rechnungen nun ausgeblendet ist und wie Sie ihn wieder einschalten. Das ist keine Werbung, sondern die Erklärung dessen, was Sie gebucht haben. Antworten auf Ihre eigenen Nachrichten, Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Vertragsinformationen laufen weiter. Wir speichern dazu den Zeitpunkt Ihres Widerspruchs. Mit „START“ nimmt der Inhaber-Anschluss ihn wieder zurück. Haben Sie Werbung per Post von uns erhalten, widersprechen Sie formlos per E-Mail an kontakt@heybenno.de oder datenschutz@heybenno.de; wir senden Ihnen dann keine weitere Post (Sperrvermerk, Abschnitt 2).
• Widerruf, Berichtigung, Einschränkung: Per E-Mail an datenschutz@heybenno.de

6. Datensicherheit (Art. 32 DSGVO)

• Verschlüsselung sensibler Daten (IBAN, Steuernummer) mittels Fernet in Ihrem Betriebsprofil. Die Verschlüsselung schützt den gespeicherten Profilwert; sie bedeutet nicht, dass die Angaben nirgends im Klartext vorkommen. Im Klartext erscheinen sie insbesondere auf Ihren Rechnungen – die Steuernummer als Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG, die IBAN als Zahlungsangabe, damit Ihr Kunde überweisen kann. Auf Angeboten steht nur die Steuernummer. Im Klartext erscheinen sie außerdem in Ihren eigenen Bestätigungsnachrichten im Chat, in der eingehenden WhatsApp-Nachricht, mit der Sie uns die Angabe übermittelt haben (Teil des Nachrichtenverlaufs, Löschung nach 90 Tagen, siehe Abschnitt 4) sowie gegenüber einem gesondert geschützten Administrationszugang, über den die Felder entschlüsselt abrufbar sind. Auf bestätigten Rechnungen sind beide Angaben als unveränderlicher Abzug gespeichert, weil sie nach § 147 AO lesbar bleiben müssen. Der Administrationszugang steht ausschließlich einem eng begrenzten Personenkreis auf Betreiberseite offen und ist durch einen gesonderten Schlüssel geschützt; er wird für Betrieb, Unterstützung bei Anfragen und Störungsbehebung genutzt
• TLS-verschlüsselte Kommunikation
• Verschlüsselte Backups
• Datenverarbeitung überwiegend innerhalb der EU/des EWR; einzelne in Abschnitt 3 benannte Drittlandübermittlungen (WhatsApp, Google Workspace, Stripe) erfolgen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework; Google Cloud verarbeitet die Sprachnachrichten in Frankfurt, für einen etwaigen Drittlandzugriff gelten die EU-Standardvertragsklauseln

7. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Stand: 13. Oktober 2026